Кадровый аудит – это не обязательная проверка, и нет федерального закона, который регулирует необходимость проведения таковой. Корректное определение «кадрового аудита», как его обычно называют, - аудит кадрового делопроизводства. И проводится такая проверка исключительно по инициативе владельца бизнеса.
В ходе данной проверки инспектируется наличие обязательных кадровых документов и их соответствие действующему законодательству. Также аудитор обращает внимание на правильность заполнения и оформления документации. И в целом на организацию документооборота.
Результатом кадрового аудита является подробный отчет проверявшего специалиста, в котором описаны все обнаруженные пробелы и несоответствия. И даны рекомендации по их устранению.
Как правило, компании, которые предлагают услуги ревизии кадрового документооборота, в рекламе заявляют, что грамотно поставленное кадровое делопроизводство нужно чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией. Это верно.
Но наш опыт подтверждает, что грамотно составленные документы нужны всегда, не только при подготовке к внешней проверке. Ведь в любой момент может случиться трудовой спор, наступить материальная ответственность работника, произойти несчастный случай при исполнении обязанностей, конфликт с обращением сотрудника в различные инстанции, разглашение коммерческой тайны и много разных ситуаций, в которых работодатель может отстоять свои интересы только при наличии корректных документов.
Мы рекомендуем проводить периодический кадровый аудит, если сменился руководитель отдела кадров, если у вас нет выделенной кадровой единицы, и его функции совмещают сотрудники других отделов (например, бухгалтерии), после конфликтного увольнения работника, при наличии особенных условий труда и иностранных специалистов.
Все кадровые документы можно условно разделить на две категории:
Для вашего удобства ниже мы предлагаем полный перечень необходимой документации. По этому списку удобно провести самостоятельную сверку.
Документ | Ссылка на нормативный акт |
Правила внутреннего трудового распорядка | ст. 189, 190 ТК РФ |
Положение о защите персональных данных | п. 8 ст. 86 ТК РФ |
Инструкция по охране труда | ст. 212 ТК РФ |
Положение об оплате труда | ст. 135 ТК РФ |
График отпусков | ст. 123 ТК РФ |
Штатное расписание | ст. 57 ТК РФ |
Табель учета рабочего времени | ст. 91, 99 ТК РФ |
Приказы по основной деятельности | Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д. |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» |
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них | п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» |
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда | п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» |
Журнал учета мероприятий по контролю | ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» |
Трудовой договор | ст. 56, 57, 67 ТК РФ |
Трудовая книжка | ст. 65, 66 ТК РФ |
Личная карточка | п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» |
Приказы по личному составу | ст. 62, 68, 84.1 и т.д. |
Заявления работников | ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д. |
Перечень документов из второй категории специалист составит после изучения предоставленной информации (например, если в вашем трудовом договоре есть ссылка на должностную инструкцию, такой документ также должен быть в наличии для каждого сотрудника).
Помимо аудита кадрового документооборота, мы оказываем и другие услуги в области кадров:
