Кадровый аудит

Что собой представляет кадровый аудит?

Кадровый аудит – это не обязательная проверка, и нет федерального закона, который регулирует необходимость проведения таковой. Корректное определение «кадрового аудита», как его обычно называют, - аудит кадрового делопроизводства. И проводится такая проверка исключительно по инициативе владельца бизнеса.

В ходе данной проверки инспектируется наличие обязательных кадровых документов и их соответствие действующему законодательству. Также аудитор обращает внимание на правильность заполнения и оформления документации. И в целом на организацию документооборота.

Результатом кадрового аудита является подробный отчет проверявшего специалиста, в котором описаны все обнаруженные пробелы и несоответствия. И даны рекомендации по их устранению.

Зачем нужен кадровый аудит?

Как правило, компании, которые предлагают услуги ревизии кадрового документооборота, в рекламе заявляют, что грамотно поставленное кадровое делопроизводство нужно чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией. Это верно.

Но наш опыт подтверждает, что грамотно составленные документы нужны всегда, не только при подготовке к внешней проверке. Ведь в любой момент может случиться трудовой спор, наступить материальная ответственность работника, произойти несчастный случай при исполнении обязанностей, конфликт с обращением сотрудника в различные инстанции, разглашение коммерческой тайны и много разных ситуаций, в которых работодатель может отстоять свои интересы только при наличии корректных документов.

Мы рекомендуем проводить периодический кадровый аудит, если сменился руководитель отдела кадров, если у вас нет выделенной кадровой единицы, и его функции совмещают сотрудники других отделов (например, бухгалтерии), после конфликтного увольнения работника, при наличии особенных условий труда и иностранных специалистов.

Перечень обязательных кадровых документов

Все кадровые документы можно условно разделить на две категории:

  • документы, необходимые любой компании при любых условиях;
  • документы, необходимые при наличии определенных условий.

Для вашего удобства ниже мы предлагаем полный перечень необходимой документации. По этому списку удобно провести самостоятельную сверку.

 

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

ст. 212 ТК РФ

Положение об оплате труда

ст. 135 ТК РФ

График отпусков

ст. 123 ТК РФ

Штатное расписание

ст. 57 ТК РФ

Табель учета рабочего времени

ст. 91, 99 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Трудовой договор

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

Трудовая книжка

ст. 65, 66 ТК РФ

Личная карточка

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

Заявления работников

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Перечень документов из второй категории специалист составит после изучения предоставленной информации (например, если в вашем трудовом договоре есть ссылка на должностную инструкцию, такой документ также должен быть в наличии для каждого сотрудника).

Помимо аудита кадрового документооборота, мы оказываем и другие услуги в области кадров:

  • разработка форм кадровых документов с учетом потребностей вашего бизнеса;
  • описание бизнес-процессов в отделе кадрового делопроизводства;
  • аутсорсинг кадрового делопроизводства;
  • ведение бухгалтерского учета на участке «заработная плата»;
  • бухгалтер «в лизинг»;
  • проверка компетенций и соответствия сотрудников финансового-экономического отдела занимаемой должности;
  • повышение квалификации, внутреннее обучение по системе наставничества в компании НВК.